Zo af en toe…

… vind je toch weer een nieuw programma waar iets extra’s aan zit. In dit geval gaat het om een slimme toevoeging voor mensen die Gmail en Gcalendar gebruiken. De integratie met deze beide tools is echt opvallend goed en je kunt het prima hebruiken om GTD mee te bedrijven. Ik heb het over Gqueues. Queue is het Engelse woord voor rij. Gqueues komt veel dichter in de buurt van een volwaardige actielijst dan de Taken applicatie van Google zelf.
In het kort: Gqueues voegt een extra kalender toe aan de Gcalendar(s) die je al gebruikt. Hierin verschijnen alle acties die voorzien zijn van een datum. Eigenlijk is het ook logisch: alle acties die op een bepaald moment moeten gebeuren horen in je agenda!
In Gqueues zelf kun je snel acties toevoegen, verslepen, in andere Queues plaatsen. Verder kun je tags toekennen aan acties en daar snel op filteren. De Queues zelf kun je makkelijk herschikken. Je kunt ze zien als projecten. Subprojecten zijn ook mogelijk. Wat verder erg handig werkt, is dat je Smart Queues kunt aanmaken. Zo heb ik heel makkelijk een Smart Queue gemaakt die niet alleen de acties van vandaag maar ook van voorgaande dagen laat zien.

Wat volgens mij en vele anderen nog mist, is de mogelijkheid om acties te prioriteren. Je kunt dat nu op twee manieren ondervangen: per prioriteit een aparte map maken, of een aparte tag. Maar dat voldoet maar half. Ik zou eigenlijk willen kunnen sorteren op datum/prioriteit of op prioriteit/datum. Gezien de reacties in de Gqueues blog zal daar op termijn wel een oplossing voor komen. Ik had een uitgebreide mailwisseling met de maker, dus hij is gevoelig voor reacties van gebruikers.
Acties toevoegen kan op vele manieren. Voor de mobile warriors onder ons zijn de mogelijkheden om vanuit Gcalendar, email, chat acties toe te voegen. Die verschijnen dan automatisch in je inbox. Als je er een datum aan toevoegt (bij Gcalendar gebeurt dat vanzelf), wordt de actie ook op die datum gezet. Er is een aparte App voor iPhone/iPod touch gebruikers.
Om een goede indruk van demogelijkheden van Gqueues te krijgen kun je kijken naar de vele instructiefilmpjes over de verschillende functies.

Ik ben benieuwd hoe Gqueues zich verder gaat ontwikkelen, het is nu al erg bruikbaar.

Wat is ‘Actionable’?

Dit is het woord dat in het Engelse boek van David Allen in GTD gebruikt wordt voor taken die uitvoerbaar zijn. Het is eigenlijk een Engelse juridische term voor zaken die tot een rechtszaak kunnen leiden. Een andere vertaling, wat minder letterlijk en indirecter is ’strafbaar’. Dat is in het licht van GTD niet erg stimulerend…

Misschien is een vertaling als ‘geschikt om ten uitvoer te brengen’ wel het beste. Immers, niet elk item dat je in je INBOX plaatst, blijkt bij nader inzien een actie te betreffen of wil je achteraf helemaal niet uitvoeren.
Items in je INBOX die niet uitgevoerd hoeven te worden, hebben toch hun belang. Alleen al het feit dat je er niet meer aan hoeft te denken omdat je ze in je INBOX hebt opgenomen, geeft rust en overzicht.
Als daarna je bij het doorwerken van de inhoud van je INBOX zo’n item tegenkomt, is de bewuste beslissing om er geen actie aan te verbinden vaak ook al genoeg om het idee definitief uit je hoofd te verbannen.

Organisatie van het schrijven of brainstormen

Mensen die moeite hebben een grotere tekst logisch op te zetten, kunnen gebruik maken van de overzichtsfunctie die standaard in MS Word aanwezig is. Het programma baseert zich daarbij op de standaard opmaakprofielen (Kop1, Kop2, enz.). Dit is een cadeautje dat al beschikbaar is sinds Word voor Windows 1.0!

De werkwijze is als volgt:

• Kies Beeld, Overzicht in een leeg document.
• Schrijf elk onderwerp dat in het document behandeld zou kunnen worden, op een nieuwe regel. De volgorde is nu niet belangrijk; dit lijkt een beetje op brainstormen.
• Als alles bedacht is, kunnen de regels met behulp van de verticale pijltjesknoppen in de juiste volgorde worden gezet.
• Met behulp van de horizontale pijltjesknoppen kunnen deel-onderwerpen ondergeschikt gemaakt worden aan een hoofdonderwerp (b.v. zoals in de illustratie “Spraakherkenningssoftware” bij “Schrijven” staat).
• Tot slot kiest u voor Beeld, Normaal of Paginaweergave. Wat overblijft is een lijst met koppen – a.h.w. de structuur van de document- waartussen de tekst geschreven kan worden.

N.B. Deze instructies gelden voor Word 2003. In Word 2007 is de functie nog wel aanwezig maar daar staat hij op een andere plaats; raadpleeg daarvoor de Help functie.

De overzichtsfunctie is ook erg geschikt om in je eentje te brainstormen. Schrijf elke inval op een aparte regel. Als je invallenstroom opgedroogd is, ga je ze ordenen zoals hierboven beschreven. Ik maak zo ook een stappenplan voor projecten, etc. In veel mindmap programma’s is ook een overzichtweergave aanwezig. In Word, wat bijna iedereen toch al gebruikt, krijg je hem cadeau.
Ik gebruik de functie ook om grotere documenten op te zetten. Als ik een document op deze manier heb voorbereid, krijg ik de inhoudsopgave cadeau. Kies Invoegen, Verwijzing, Index en inhoudsopgave en alle regels met de koppen 1 t/m 3 worden automatisch als inhoudopgave ingevoegd op de plaats waar de cursor staat.

Dit is een heel summiere uitleg, die niet genoeg is om alles goed te leren bedienen. Raadpleeg de handleiding van MS Word voor een uitgebreide toelichting.

Google Sync biedt zelfde faciliteiten als Nuevasync

In navolging van Nuevasync kun je nu ook je agenda en contacten in je iPhone of iPod touch (of ander mobiel apparaat) synchroniseren via Google zelf. Voorlopig is de informatie eerst in het Engels beschikbaar, maar daar staat tegenover dat je zeer uitgebreid aan het handje wordt meegenomen. Kijk maar eens hier. Om de instructies nog makkelijker uit te voeren kun je je iPhone of iPod touch tijdelijk in het Engels zetten.

Google ondersteunt ook synchronisatie met: BlackBerry, Nokia S60, Nokia standard, Sony Ericsson, Windows Mobile phone.

Nozbe in Appstore

Sinds vanmiddag kun je Nozbe downloaden voor je iPhone of iPod touch. Voor wie Nozbe niet kent: een zeer eenvoudig te bedienen web-based applicatie om je Getting Things Done actielijstje op bij te houden. Er zijn heel erg veel van dit soort programma’s, maar Nozbe steekt daar met kop en schouders boven uit (nee, ik heb geen aandelen).

Nozbe keuzevensters

Je kunt Nozbe gebruiken in je iPhone of iPod touch, maar je kunt ook Nozbe’s website een account aanmaken, waarmee je gegevens gesynchroniseerd kunnen worden. Nozbe was aanvankelijk bekend als een web-based applicatie, maar nu kun je het dus ook offline gebruiken. Toegegeven, er is nog wat ruimte voor verbetering, maar het enthousiasme van de ontwikkelaar kennende, zullen de kleine beperkinkjes die er nu nog zijn, snel opgelost worden. In de huidige vorm kun je er nu al prima gebruik van maken.

‘Next actions’ roept de lijst op met alle acties die als eerstvolgende actie gemarkeerd zijn met een ster. Met de functie ‘power add’ kun je kiezen of je een nieuwe actie, notitie, project of context wilt toevoegen. Met ‘quick add’ kun je vanuit elk scherm snel een nieuwe actie toevoegen.

 

Nozbe menu

 
Ik ben heel erg een voorstander van over the air synchronisatie: wat er ook gebeurt met je PDA, of in mijn geval iPod touch, je data staan altijd gesynchroniseerd op het web. Bovendien hoef ik niet altijd mijn iPod met een kabel te verbinden met mijn PC, een draadloze internetverbinding werkt veel sneller.

Waarom bedenk je soms wel 10 keer hetzelfde?

Omdat je er niets aan doet. Het is een schoolvoorbeeld van uitstelgedrag!
Een voorbeeld van mijzelf: een van de twee lampen in de douche brandde niet, er was een draadje los (dit was al eerder gebeurd). De andere lamp deed het wel; dus dit reparatieklusje was niet belangrijk en ook niet urgent.

Maar het stoorde me wel, dus had ik er veel te vaak aan gedacht. Deze actie stond in mijn lijstje van acties die misschien/ooit zouden worden gedaan. Omdat het in mijn lijstje stond zou ik er niet meer aan hoeven te denken. Maar toch… iedere keer dat ik ging douchen viel het me op.

Op een gegeven moment werd het zo irritant dat ik het toen maar tot urgent heb gebombardeerd en 10 minuten later was de klus geklaard…

Hoe kon het dat deze actie van het lijstje misschien/ooit, naar het lijstje eerstvolgende acties is verplaatst? Dankzij het wekelijks overzicht.

NuevaSync

Al lange tijd gebruik ik Google Agenda in combinatie met mijn iPod touch om mijn agenda’s bij te houden. Ik wil namelijk mijn privé afspraken niet in mijn werk agenda hebben, om te voorkomen dat mijn collega’s die kunnen inzien. In MS Outlook kun je dat wel regelen, maar wij werken op kantoor met de Google agenda. Daarin wordt de status van privé afspraken uit Outlook niet goed gesynchroniseerd. Voor mijn privé afspraken heb ik ook een Google agenda. Bovendien vind ik het handig om de agenda van mijn vrouw ook te kunnen bekijken, zo nu en dan.

Er is een tendens om het synchroniseren van gegevens steeds meer over the air (dus via een draadloos netwerk) te doen, i.p.v. via een kabel naar je computer. Het gebeurt daarom nog maar zelden dat ik mijn iPod touch met mijn computer verbind. Voor de synchronisatie gebruik ik Nuevasync. Dat maakt gebruik van de mogelijkheid in de iPod om de Agenda te synchroniseren met een Exchange server. Nuevasync heeft zo’n Exchange server, die op zijn beurt zorgt voor de verbinding met de Google agenda’s. Je kunt overigens hetzelfde doen voor je Contacten!

Sinds kort ben ik helemaal blij met Nueavsync. Aanvankelijk werden alle drie agenda’s in mijn iPod als één agenda getoond en nieuwe afspraken kwamen per definitie in mijn privé agenda terecht. Sinds begin dit jaar worden ze echter met aparte kleuren gemarkeerd en je kunt nu ook bij het invoeren van een afspraak kiezen in welke agenda die komt. Dit klinkt erg logisch, daarom werkt het ook zo lekker. Dit werkt overigens alleen als je iPod touch of iPhone versie 2.2 als operating systeem heeft.

Er blijft nog één kleinigheidje over dat voor verbetering vatbaar is, maar dat mag Apple oplossen: als je eenmaal een afspraak in een bepaalde agenda hebt geplaatst, dan kan je die niet naar een andere agenda verplaatsen vanuit de iPod/iPhone. In Google agenda zelf kan dat wel.
 

Nuevasync is ook heel goed in te zetten bij Windows Mobile apparaten. Als je een (gratis) account hebt aangemaakt, kun je precies lezen hoe je je Apple of Windows Mobile toestel moet instellen.

Jij in twee rollen: manager en uitvoerder

Veel mensen beginnen enthousiast aan hun actielijst. Ze hebben ‘het licht gezien’, oftewel ze hebben Getting Things Done ontdekt. Het ei van Columbus. Eindelijk grip op al je acties.
Na een tijdje loopt je inbox vol, of je krijgt een veel te lange lijst met eerstvolgende acties. Het oude gevoel dat je de dingen weer niet in de hand hebt, dringt zich op. In veel publicaties wordt geadviseerd dit probleem op te lossen door het uitvoeren van dagelijks en/of wekelijks onderhoud. 

Maar er is eigenlijk iets anders aan te hand. Veel mensen bouwen een prachtig GTD systeem maar houden zich er niet aan. Ze vertrouwen dus niet op hun eigen actielijst!

Een van de meest essentiële uitgangspunten in GTD is, dat je over elke actie maar één keer nadenkt: namelijk tijdens het afhandelen van de items uit je INBOX, en daarna nooit meer. Als je zover bent dat je de actie gaat uitvoeren, dan is het dus niet meer nodig om na te denken hoe je het moet doen en wat het doel ervan is.

Je kunt jezelf dus twee petten opzetten, die van de manager en die van de uitvoerder.

Relatie tussen de manager en de uitvoerder

• de manager vertrouwt op de uitvoerder: wat ik beslis gaat zeker gebeuren
• de uitvoerder vertrouwt op de manager: ik hoef alleen maar te doen wat mijn manager voor mij heeft voorbereid

Rolverdeling
Manager

• strategische beslissingen
• denkt slechts één keer na over elk item
• zorgt voor het dagelijks en wekelijks onderhoud

Uitvoerder

• is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de eerstvolgende acties

GTD voor vandaag

Als je werkelijk alle acties die:

• je in je hoofd had zitten,
• nog verborgen waren in de openstaande emailtjes,
• boven kwamen drijven uit de papieren op je bureau,
• enzovoort

in je GTD system hebt ondergebracht, dan loop je daarna de kans dat je je overweldigd voelt door het grote aantal taken wat je te doen hebt. Hopelijk kun je een aantal weg schuiven in de afdeling misschien/ooit, maar dan nog kan je overblijven met een onaangenaam lange lijst van eerstkomende acties.

Sommige GTD programma’s bieden de mogelijkheid om per actie aan te geven hoeveel tijd er ongeveer voor nodig is. Dit kan een geweldig hulpmiddel zijn om je te helpen bij het selecteren van die taken waar je vandaag tijd voor hebt. Een lijst wordt natuurlijk korter als je stugweg taak voor taak gaat afwerken en dat werkt natuurlijk ook. Maar het gevoel dat die lijst zo lang is, zal blijven.

Beter is het om aan het begin van de dag voor je zelf een selectie te maken uit die lijst van taken waarvan je zeker weet dat je ze vandaag kunt voltooien. Omdat het in veel GTD programma’s mogelijk is om een datum aan een taak te hangen, heb je hiermee een eenvoudig hulpmiddel om een selectie te maken van de taken die jij voor vandaag op het programma wilt hebben.

Audioboek maken

Met dank aan Lifehacker wil ik je graag vertellen over een hele handige mogelijkheid om audioboeken te maken.

Dit bericht is vooral bedoeld voor mensen die gesproken boeken, zgn. Daisyboeken, gebruiken. Je kunt hierbij onder andere denken aan mensen die slechtziend, blind of dyslectisch zijn. De gesproken boeken worden geleverd op cd. Voor die gesproken boeken bestaan speciale Daisyspelers. Er zijn inmiddels ook spelers waarin geen cd maar een SD kaartje met de inhoud van meerdere Daisy cd’s worden gebruikt. Deze spelers laten we hier buiten beschouwing.

Daisy cd’s bevatten o.a. geluidsbestanden in het welbekende mp3 formaat. Daarvoor hoef je dus niet per se een Daisy speler te gebruiken. Je kunt die bestanden dus ook in elke mp3 speler afluisteren. Daaraan kleeft echter één bezwaar: je hebt geen bladwijzerfunctie, dus als je tussendoor iets anders beluistert, ben je kwijt waar je gebleven was in het gesproken boek!

Dit probleem is nu gemakkelijk op te lossen voor eigenaren van een iPod of iPhone. Je moet hiervoor iTiunes versie 8 geïnstalleerd hebben.

1. Je voegt de mp3 bestanden van de Daisy cd toe aan je verzameling muziekbestanden, hier niets nieuws dus.
2. In iTunes selecteer je de bestanden van het boek in één keer en nu komt de truc:
3. Je drukt op Ctrl + i om de eigenschappen te tonen.
4. Ga naar tabbblad Opties en stel de eigenschappen zó in dat je als Soort media hebt staan Audioboek en bij Positie onthouden Ja hebt staan (zie de screenshot).

Als je het een keer gedaan hebt, vergeet je het nooit meer!

Voor meer informatie over Daisy boeken zie o.a. de site van Dedicon.