Wat vind jij van iCloud?

Dit is geen uitgebreide beschouwing van iCloud. De reden dat ik er iets over schrijf is dat ik er verbaasd over ben.

Toen iCloud destijds geïntroduceerd werd, leek het me wel handig misschien. Maar ik kreeg er geen goed beeld van wat de meerwaarde nu was boven bijvoorbeeld Dropbox. Na wat verder lezen leek het me wel handig om foto’s gemaakt op mijn iPod automatisch op mijn computer te krijgen, zonder via iTunes te hoeven synchroniseren. Meer nut had iCloud niet voor mij; mede omdat ik al Dropbox gebruik.
Het instellen van iCloud op mijn Windows computer was best wel een heel gedoe. Zeg maar gerust dat het heel gebruikersONvriendelijk is en ik ben gewend om met heel verschillende installatieprocessen om te gaan.

Na een tijdje doe ik niets meer met de functies die iCloud biedt. Je leest er ook niet zoveel over. Als er al over geschreven wordt, is het om iCloud weer eens onder de aandacht te brengen. Je merkt dan in zo’n stuk dat de schrijver erg veel tekst nodig heeft om uit te leggen, waar iCloud toe dient. Het concept is kennelijk moeilijk over te brengen. De schrijver moet dan ook nog constateren dat de diensten die het zou aanbieden, maar half verwezenlijkt zijn.

Kortom, ik ben verbaasd dat Apple die altijd uitblinkt door producten die eenvoudig zijn om te bedienen, zoiets gelanceerd heeft. Het zou me niets verbazen als iCloud over enige tijd roemloos verdwijnt.

From GTD to priorities pt. 3 of 3

This is the third and final installment of my blog series on finding a successor to Nozbe as my next todo manager. Clik here for the first part , and here for the second part.

What requirements would I be willing to let go, and which not?

Here are my original requirements again:
1. inbox and quick-fire task entry
2. true priority support
3. support for repeating tasks
4. easy email-to-action conversion
5. action status indication and filtering
6. syncing with a web app, but offline use should be supported

Requirement 1 was the reason that I have left Life Balance, and it still is very valid. So requirement 1 will stay.
Requirement 2 is the reason I want to leave Nozbe and move on to another to-do application, so that stays as well.
Requirement 3 is non-negotiable for me. It is one of those features that makes it worthwhile to not use a piece of paper.
Requirement 4 could be circumvented with the old copy paste trick (‘crude but effective’), so I can let this one go. Also because any conversion of an email into a task needs some editing anyway.
Requirement 5 is a bit vague. It is rather GTD, I think I can ease up a bit here. And besides, in most applications some useful form of filtering is almost always available.
Requirement 6 is a sine qua non. Anything else will simply not do for me.

Having reached this level of relaxation, my conclusion is that requirements 1, 2, 3 and 6 really need to be met.

Here goes, the following contenders remain:

• RememberTheMilk
• Appigo’s ToDo

If you compare these with some other great new apps I have described in part two of this blog, you will find that they are both contenders that have been around for some time now. So is that what I need? Apparently!

Appigo’s ToDo is great in itself, but the awful web interface of Toodledo that it syncs with, is really unacceptable for me. So, surprise!, it appears I have to go for RememberTheMilk.

RTM also supports forwarding (or sending) emails to it. The process is plain enough to allow for easy post hoc editing once the email has reached RTM’s inbox. There is no super smart parsing that in practice does a botched job.

In the past I already had played around with RTM a bit. What deterred me was that I had to set up a load of smart lists. I felt I could just as well use another app. I know better now. Time to get involved in the ins and outs of RTM and really go for it.

I did have to get used to the fact that check boxes are not used to indicate that an action has been completed. If you click an action, it is automatically the sole selected action. But if you click the check boxes you can select multiple actions, for batch processing! Once this penny had dropped, things really started working for me.

Here are some keys I often use to enter or edit an action in RTM on the web. For many entries it suffices to enter the first few characters, as long as they are distinctive enough.

t enter a Task; the cursor is activated in the task entry box
c to indicate the selected task has been Completed
dtom d is for Date; tom is enough to fill in TOMorrow, which is automatically transformed into the correct date
dtu d is for Date; tu is to enter the next TUesday after today, which is automatically transformed into the correct date
ler l is for Location; er is for my location ‘Ermelo’
1 set priority to high
2 set priority to medium
3 set priority to low
4 set priority to none

What is even nicer, since I use RTM in Dutch, I can also enter the first characters for the translated Dutch day names. E.g. I can enter ddi instead of dtu. TUesday is called DInsdag in Dutch. Both the Dutch and the English names appear to work equally well.

All in all, this makes for a very rapid input and editing of my tasks.

What follows now is a set of additional wishes on which I have based the implementation of my action management system. RTM has moved along with the increasing functionality of iOS. From the outset however, RTM has allowed for some really nifty selection commands which you can save as so-called smart lists. I have formulated some additional wishes for my ultimate action management system, which have resulted in a number of smart lists. So there you are: a more or less custom made action management system, which honours all my wishes.

Here goes.

Additional wishes

1. I would like to have limited action lists that only display actions which are relevant for the location I am at. For my work I visit two locations. I want to have a list for each. In addition to this I want actions that relate to my home to appear in another list.
2. I want to further limit the visible size of my action lists. I do not want to see any actions that cannot or need not be started on before a certain date. This a slightly different approach than using actual deadlines. Whenever I feel a particular task takes more than a day (say two days), I arrange for it to appear on my action list two days preceding to the due date. (Cf. my explanation of urgency in the first part of this series.)
3. RTM has 4 priority levels, the lowest being no priority. Let’s be clear here, I use the priority level as an indicator of importance. The prioritised actions should appear in a next actions list. Priority ‘none’ would mean: maybe/someday.
4. Sometimes it does not really matter which work location I am at, so I need to have a list of all current tasks over all work locations.
5. All next actions that are not part of a particular project should be collected into a general next actions list in order to be able to empty my inbox.
6. For the weekly overview I want to have a list of all actions with priority ‘none’ to see if I can escalate one or more of them into actions that need to be done after all. Or weed out some of them that I know I will never do!

[Are you with me so far?]

And here is how I have implemented these additions. For this to mean anything to you, I suggest you open an/your RTM account and start experimenting.

Addition 1
Both my iPod touch and the RTM app for it are location aware. Therefore, if I define a location based on the Wi-Fi network in each location that is important to me, I can use that awareness to great effect. Defining locations is a breeze because of the Google maps integration. Just pinpoint the location you want on the map and that is all.

Here is an example of the kind of selection that I have made to show a list of actions only relevant for my work location in ‘Ermelo’.

location:Ermelo

Actually, I use Additions 3 and 1 and 2 together (although their order does not matter). In plain English it reads: show all prioritised actions to be done in Ermelo but hide those after today.

NOT priority:N AND (location:Ermelo) AND (dueBefore:tomorrow OR due:never)

Addition 2
For a list of all current next actions I use the following search string, which filters out all actions planned after today. But it includes actions without a date, since they need to be visible at all times. Actually, this is the first smart list I made when I had a first look at RTM a couple of years ago.

dueBefore:tomorrow OR due:never

Addition 3
For all next actions you can use this:

NOT priority:N

or even better:

NOT priority:N AND (dueBefore:tomorrow OR due:never)

Addition 4
This search string displays all next actions for my job, for both my work locations.

NOT priority:N AND (location:Deventer OR location:Ermelo) AND (dueBefore:tomorrow OR due:never)

Addition 5
The non-project list. This is an easy one. I simply have defined a list called _Actions. Because of the underscore sign its name starts with, it is automatically sorted to the beginning of all the lists. This helps to quickly move actions to it. All actions that do not belong to a particular project, I move to this list. Result: inbox empty!

Addition 6
Finally a search string that displays all actions with priority none; obviously (in GTD terms), this list should be called Maybe/someday.

priority:N

Reading back it all seems rather straightforward, but I must confess setting up these smart lists, i.e. devising these search strings, took me quite a while. But, I liked the puzzle and more importantly the end result really works for me!

Winding down

I hope you like what I have written up about the quest for my optimum todo list. If you feel it is time to leave GTD and go for more control of your working and private life, these blog entries might help you with that.

From GTD to priorities pt. 2 of 3

For part 1 of 3 please click here

Any contenders I need look at?

This is where this blog gets even more interesting. Having evaluated a number of programs made me realise there are some really smart new developments around. It is all about linking functionalities, resulting in great new applications.

Yet, you will find that among the products I will describe next, there are quite a few that do not adhere to my six requirements. However, if you think that only a subset of these six is necessary for you, there can be some products which are totally what you need. What I am driving at is that each of the next products contains some very impressive functions or new approaches.

First a brief overview. An extensive review of each follows right away. By the way, I am not into ® and ™ signs all over the place. Please fill them in where appropriate.

FCmobilelife Tasks, by FranklinCovey (yes, THE Covey)
Caters for the importance/urgency prioritisation of your actions.

Helium Now, by Robot Blimp Industries
Mainly oriented on GTD and ‘Inbox zero’, with the best email integration ever, but can I Eisenhower it?

Life Balance, by Llamagraphics
Superb prioritising, mixed with a hefty dose of timing and location-awareness.

Nozbe, by Apivision
I really like its web UI and its hotkeys (fast input and control!), but can I set it up to better reflect my priorities?

RememberTheMilk,
It has been around for some now. In it you can configure your own approach to action management.

Todo, by Appigo
Great for keeping tabs on what to do, but also why (importance) and when (due dates) to do it.

ToDoMatrix, by REXWireless Software
They have really put an effort in combining GTD’s and Covey’s trains of thought into one application. They have written a whitepaper that describes what is needed for that in an excellent manner.

Wunderlist, by 6wunderkinder
Really free multi-list system.

.. your suggestions?

For each of the contenders mentioned above I will give you my thoughts and experiences.

• FCmobilelife Tasks
It is available as a web client and as applications for BlackBerry and iPhone/iPod touch.

Pros
FC Tasks is one a the few applications that really seems to cater for the two dimensional prioritisation of Covey/Eisenhower.

Great additional features
It has a polished interface, and you can add voice memos as tasks. Really clear web interface.

Cons
Its use of the urgency dimension differs from my definition of urgency. In the app urgency simply is another level of prioritisation. It does not seem to have to do anything with time and duration. In fact a task can have a deadline attached to it that has no connection with urgency. This is really beyond me!

Workarounds
I would not know of any. This inconsistency in dealing with urgency is part of the way the app has been developed. So FC Tasks is a no-no for me.

• Helium Now
It is available for Windows and iOS. And you can use it offline and sync later.

Pros
Really simple interface.

Great additional features
You can set it up to automatically link with your email server, e.g. Gmail. If you use the same folders in your email as in your Helium client, all mails in these folders can be treated as actions. No editing necessary. Have a look at the video on their site to find out what is so neat about this.

Cons
You cannot have repeating tasks. And it is still very (too?) much GTD based. But important status info is there at your fingertips: waiting for, maybe/someday. They’re all there. No priority support, but you can always order the actions by dragging them to another position. However, I find that unsatisfying.

Workarounds
None yet for repeating tasks and priorities, so this one is out.

• Life Balance
Life Balance is available for Windows, OS X, iOS, and even PalmOS.

Pros
The outstanding feature of Life Balance is the way it handles importance. I would almost go so far as to say that this is really the only way to deal with importance. In Life Balance the importance of an action is defined relative to a goal or project, instead of existing in an abstract sense. Life Balance is a hierarchical system: sub-goals or projects are ordered subordinate to a top level domain. The top level domains are the main goals/roles in your life, cf. Covey. Actions created within a project inherit the project’s properties in terms of place, etc.
It has a steep learning curve but the ROI is great. It really helps you stay in control of your goals and actions.
The closer the deadline for action gets, the higher the action will be ordered in the list of actions to do. So there is a neat mix of importance and urgency weighting. I can blindly trust that.

Great additional features
You can define time frames for particular places. This will allow you to see only actions that are relevant to where you are. E.g. your hours at work can be entered into the system. During those hours you will only see those actions that pertain to your work.

Cons
Life Balance has not had any major recent updates. It has been overtaken by other, smarter, applications. But none come even close to the superb importance/urgency handling that Life Balance has.
You need to start Life Balance on both platforms to synchronise actions. Syncing over a network needs extra attention each time you do it (manually!). There is no link to the cloud. The software is pricey, but the core features might be important enough for you to make up for this.
There is no quick-fire inbox to dump your stuff in. Entering and editing is really a big hassle. You end up spending too much time in managing your tasks to the detriment of executing them. Yes, I have used LB some years ago, but I have left it for exactly the reasons I describe here.

Workarounds
I am really sorry to say there are none. The lack of cloud support and the hassle to use it cause this contender to drop out of my list .

• Nozbe
Cloud based and apps for iPhone/iPod touch, iPad, Android. Windows application with off-line support available in beta as I write this blog.

Pros
Superb web UI. Really fast task entry, with simple and very useable hotkeys to speed up this process even more. The default folder is the inbox. Nozbe is very easy to use and allows for quick fire entry of multiple to-dos.
Multi language (I have been the moderator of the Dutch translations).

Great additional features
Send tasks to a special email address linked to your Nozbe account. You can use simple codes to directly have the tasks appear in the correct project folder, with due dates and contexts too if you like. Evernote and Gmail task support.

Cons
No built in support for priorities whatsoever. The only thing you can do, is to drag the tasks around and put them in the order you prefer. But this is no real solution. The choice in repetition patterns is rather limited.

Workarounds
None yet for repeating tasks and priorities, so I will leave Nozbe.

• RememberTheMilk
Cloud based with apps for iOS and Windows.

Pros
Highly configurable, build your own filters. Very flexible repetition descriptions. Really fast user interface in the web app, especially if you are into hotkeys.

Great additional features
It boasts automatic location-awareness in your iOS device.

Cons
No prefab support for either Covey or GTD. It is highly flexible, but you need to invest more than a little time to get it working for you. Syncing is only supported in the Pro account, so you need to divest some money to have that.

Workarounds
You can search the web for advice on how to set up RTM for your favourite brand of action management.

• Appigo’s Todo
Only for iOS.

Pros
A really stable and fast app for the iOS platform. And it has the simplicity that really helps you stay in control of your priorities and get things done (Isn’t that a nice mix?). It synchronises with a (free) Toodledo account on the web. Toodledo has an iOS app as well, but Appigo’s app tops it. Simply put, ToDo seems to meet all my requirements, and yet… (please continue reading).

Great additional features
It has lots of settings that do not need elaborate explanations. It is based an a simple 4 level importance indication, where the lowest importance can be filtered out and thus be used as a maybe/someday indication, to be checked during the weekly review. My preferred sorting option: importance primary, due date secondary. I had used ToDo for some time before I adopted Nozbe.

Cons
Appigo’s Todo locates its data in Toodledo on the web. If you want to access your to-do list on the web you have to struggle with Toodledo’s awkward UI. (Toodledo’s iOS app has a really neat interface, so they ought to know how to make a proper UI!)

Workarounds
Appigo’s ToDo is great in itself, but the web GUI (= Toodledo) is a kludge. There does not seem to be a web based alternative for this. The organisation I work for does not allow installing my own software on my workstation, so a proper web interface is quite important.

• ToDoMatrix
Apps for BlackBerry, iPhone, iPad, iPod touch, cloud access from your PC or Mac.

Pros
Highly configurable like RememberTheMilk, but more prefab support specific to GTD and to Covey. YES, I can have my own mix of the best of both worlds.

Great additional features
Add your own labels for more control.

Cons
Web access entails yearly costs. There are less expensive solutions around and if possible I prefer a one time license fee.

Workarounds
None for the costs.

• Wunderlist
It is free and supports most major platforms (Apple OS X, Windows, iPhone/iPod touch, iPad, Android). It is a web app as well, which allows for cloud syncing.

Pros
You can make a list for anything, i.e. for all your projects. You just don’t have to think about syncing. Whatever you do and on whatever platform you do it: within 15 minutes all changes will have been synced with your account in the cloud.

Great additional features
Wunderlist in all its renditionings has a wonderfully clean interface. Ease of use has been foremost in the developers’ minds. Wunderlist enables you to make as many different lists as you want – call them projects.

Cons
Wunderlist does not support repeating actions! Wunderlist does not cater for priorities.
It uses an email address “me@wunderlist.com” for everyone and yet your actions are added to your own account. How? Simply because your account name is equal to the email address that you have sent the email from. These actions are added to a list that is equal to the contents of the About field of your email. Neat trick, BUT: when I forward emails to turn them into tasks, I get ‘spammed’ with as many lists as I have forwarded emails. It would have been better if the subject field would serve as the task description and the email contents as a note concomitant with the task. And for all converted tasks to appear in the inbox.
My Wunderlist account is linked to my personal email address, this prohibits me to send action mails from my work email address.

Workarounds
You could remedy the email-list-spam problem by editing an email first before you send it to your Wunderlist account. But this compromises the ease of use Wunderlist strives for. The email sender problem remains, however.
More importantly, there is no remedy for dealing with priorities and the lack of repeating actions. So this contender is out.

Duh, there is not one program that fits the bill straight away!
It is time to make a compromise…

To be continued…

From GTD to priorities, pt.1 of 3

This is a blog series that I have really enjoyed writing. I hope you will see that reflected in its readability, if not in its length. And I hope it will set you thinking. Most important of all I hope to get feedback from you readers on ideas that I float and issues that I raise. And because I am looking for more feedback, I have decided to write this series in English.

Usually I have links for every reference I make in my blog texts. But what with the omniscience of Google I am sure you will find relevant information on all products I refer to in this blog.

This entry is about my quest for a successor to my current action management software of choice: Nozbe. The blog consists in three parts: one where I describe a wish list of functions and implemented principles. And why I want them. The second part is where I have a look at some cutting edge applications. The third part is about making compromises and choices, and how to implement them.

I had great fun going on a search for a new tool to help me stay on top of my actions. I have looked for applications and apps that had wide acclaim. So this overview is very eclective from the outset. I have considered each contender as to the requirements I have for a new action management tool that will last me a long time.

My current situation

Now: more in control – I have goals
Formerly: less in control – I needed to survive

I have used GTD for a number of years now, but my life has moved on and my outlook on things has changed. I feel I am more in control of my own actions now, so I tend to think more in terms of priorities than about clustering actions for efficiency. My goals are clearer and better defined.

Although mister GTD (David Allen) would probably disagree, in my experience the core features of GTD are by their very nature suitable to deal with an ongoing, incoming stream of things to do. GTD describes a way to efficiently process this stream of actions. It is bottom up: loads of actions combined into manageable groups. This implies that you have only limited control of the decision about what things you need to do. You are primarily in a reactive state.

Yes, I know David Allen wrote about 10.000 feet levels (his metaphor for goals) and such like, but who have been able to easily integrate these in their use of the GTD model? David Allen does not really describe an approach or procedure for that. And what’s more, I don’t know of any applications that truly help you execute GTD at this level of sophistication.

GTD’s main competitor, i.e. Covey’s philosophy on time management, is much more directed towards people who need to decide for themselves what to do. In many cases these persons are managers, foremen, single person contractors, etc.

Covey’s system is about roles, goals and making choices. It is top-down. These roles, goals and choices result in actions you pro-actively set out for yourself (or others!). Whenever I coach other persons (or myself…) in spending their time efficiently, that is what it boils down to all the time: being able to make choices and ordering your actions. How else can you do this than by prioritising your actions and taking into account the urgency involved?

By the way, it appears that although Covey is most often credited for bringing the difference between importance and urgency to our attention, it was Eisenhower who seems to have come with this distinction first. In all probability Covey has elaborated on it.

For those who are not familiar with the difference between ‘importance’ and ‘urgency’: it is really simple. Importance has to do with ordering your actions relative to reaching your goals. Urgency has to do especially with the deadline that is coupled to an action. The less time you have left before you need to start an action, the more urgent it gets.

Mind you, I have given you my definition of urgency. In most texts you find about this subject urgency is plainly, but fuzzily!, defined as indicating that you should do something soon. Calling an action urgent for many people is just another way of saying they think they need to do something first. So in many apps you will see, that the two dimensions of importance and urgency have melted into one single list of 4 levels of priority. The true meaning of urgency is lost somewhere. However, I find that my definition in the previous paragraph is both clearer and easier to use.

Please note: priority is sometimes used in the sense of importance. But it most often means the order in which you should execute your actions.

You can depict the priority of an action in a matrix with importance and urgency as its two axes. Simple examples of iOS apps illustrating the priority matrix are TTD (ThingsToDo) and PriorityMatrix. Whether you will find them useful for handling your action list I leave up to you.

As a long time user of Nozbe, I realised that I was using it especially for collecting actions, for handling deadlines and more or less weekly reviews. Time to move on to a more pro-active approach!

So, do I move over to Covey/Eisenhower or what?

In other words, what important and successful applications depend mainly on Covey’s thinking? There don’t seem to be that many around. And what functions do I need in these applications?

My move to another application than Nozbe will depend on a number of important concepts that I have learnt to value.

Dump your stuff in one Inbox
This is still an extremely valid principle, it is about trusting your action system. And about emptying your head! All texts on GTD get this message across loud and clear. So I want to keep using this concept, with or without Eisenhower’s approval:). Besides, the inbox needs to be a place to quickly dump incoming tasks allowing you to move on with the work you have committed yourself to.

Emails
Statement: emails are other persons’ additions to your action list.

Whether you like it or not, whether you want to be pro-active or not, many incoming emails result in things you need to do. So you might as well get some system that will help you convert these emails into actions in the Inbox of your list quickly and easily.

You can do this in MS Outlook, but yuck! This is a program that is great for its email handling, its (multi-person) calendar and its connectivity towards other apps and platforms. But otherwise it sucks. It is the legacy of an old application that has suffered too many tweaks and add-ons. It persists solely due to its large installed base. The action list in Outlook sorely lacks any connection with any kind of accepted time management system whatsoever. There are some add-ons to remedy this somehow (like Jello Dashboard), but they don’t cut it for me. So, no Outlook for actions. What then?

An often used solution to convert emails into actions is to utilise an approach many action applications have: a special email address that is linked to your personal action list. Any emails sent to that address (by whomever…) will result in actions added to your list. The next step is obvious: to convert any incoming email into an action, I can simply forward it to the email address of my action list. Yeah right! But many applications apply some form of parsing to direct the action to a project, a context, or what have you. They try to be too clever, but the outcome is erratic at best. So you never know what you will end up with. In other words, in all instances additional editing is needed before an incoming e-mail is converted into a truly actionable task.

Action status
2 minute actions, next actions, maybe/someday, waiting for are all important status descriptors to help keep your actions from remaining stagnant somewhere in your list. A prerequisite get them moving is of course the weekly review. Without it, no action list will ever work for you.

Automatic and cloud oriented synchronisation over different platforms
I want to have my action list both on my iPod touch and on my computer. In my view there is only one way to have this happen, through a KISS type of synchronisation between the two. And with the cloud as an intermediary between my iPod and my computer! Because then I can access my action list from any device. Especially at the work place, where you are usually prohibited from installing your own software, an application in the cloud is an ideal solution.

Based on the above here is my list of criteria to be met for my next to-do application, in no particular order:

1. inbox and quick-fire task entry
2. true priority support
3. support for repeating tasks
4. easy email-to-action conversion
5. action status indication and filtering
6. syncing with a proper web app, but offline use should be supported

To be continued…

DAISYSPELERS VOOR iOS

In deze vergelijking beschrijf ik een aantal apps voor de iPhone, iPod touch of iPad, waarmee je Daisyboeken kunt lezen. Daisyboeken, voor wie dat niet weet, zijn (meestal) gesproken boeken voor mensen met een leesbeperking. Het gaat hier om mensen met een visuele of motorische beperking, of met dyslexie.

Daisy in 6 soorten
Minder bekend is dat Daisy niet alleen gesproken boeken kent. Er zijn internationaal zes verschillende soorten Daisy boeken gedefinieerd. Van gesproken boeken met navigatie en eventueel met synchrone tekstweergave (hybride boeken) tot en met producties waar alleen tekst in staat, al of niet voorzien van navigatiemogelijkheden. Alle hierna genoemde producten kunnen in ieder geval de gesproken boeken afspelen. Read2Go is daarnaast ook te beschouwen als ereader voor Daisy tekstboeken.

Daisyspelers voor CD of SD
Daisyboeken worden op CD verstuurd of kunnen rechtstreeks als digitale bestanden gedownload worden. Er zijn Daisyspelers die met een SD kaartje werken en niet met de Daisy CD zelf. De spelers met een SD kaartje hebben een hulpprogramma nodig. Daarmee worden de verschillende Daisyboeken en –tijdschriften geladen, dus als het ware op een ‘boekenplank’ geplaatst. Hetzelfde geldt voor softwarematige Daisyspelers. Als hierna over Daisyspelers gesproken wordt, blijven Daisyspelers voor CD’s buiten beschouwing.

Criteria – waar heb ik op gelet?
In de dagelijkse omvang met Daisyspelers zijn een paar handelingen van belang:
1. het laden van Daisyboeken (op de boekenplank zetten);
2. rechtstreeks naar de boekenplank kunnen gaan om een ander boek of tijdschrift op te zoeken;
3. een automatische bladwijzer die bijhoudt waar je gebleven was bij gebruik van andere boeken;
4. wenselijk maar niet essentieel: een automatische afslag na enige tijd om te compenseren voor in slaap vallen.

Voor elk product worden deze vier criteria doorgenomen. Uitgebreide navigatiefuncties als het zoeken naar bladzijden of zelf geplaatste bladwijzers worden niet specifiek meegenomen. Wel worden de knoppen besproken en of het programma met VoiceOver werkt.

Hieronder worden de iPhone, iPod touch en de iPad tezamen kortheidshalve aangeduid als i-apparaat.

Overzicht van gevonden producten
(prijzen per 31-8-2011)
Daisy Reader  gratis –
DaisyWorm  2,99 –
InDaisy  15,99
Read2Go  15,99
VOD  20,99
VOD Lite  gratis

Als in voorgaande lijst twee streepjes staan geplaatst, betekent dit dat de applicatie niet automatisch het scherm vult op een iPad. Vanuit de iPad zelf kan het geheel wel 2x vergroot worden.

De boekenplank vullen
Een groot aantal apps maakt gebruik van een specifieke manier van Daisyboeken laden. Dit gaat als volgt:

• De inhoud van de Daisy CD, dus de MP3 bestanden, de bijbehorende SMIL bestanden en het ncc.html bestand moeten samen in één ZIP bestand worden gecomprimeerd. Dit vereist wel enige computervaardigheid.
• Het i-apparaat moet verbonden zijn met iTunes.
• In iTunes moet je gaan naar je i-apparaat en daar naar het tabblad Apps. Het gedeelte ‘Bestandsdeling’ valt buiten beeld, dus er moet naar beneden worden gescrolled.
• Dan selecteer je de betreffende Daisy app, die in een verticale lijst links in beeld staat..
• Vervolgens laad je met behulp van de knop Toevoegen… het betreffende ZIP bestand. Herhaal dit voor elk boek.
• Nadat je alle boeken geladen hebt, meld je het i-apparaat af in iTunes of je sluit iTunes.
• Als je dan de Daisy app start, zal de app gaan kijken welke boeken er nieuw zijn toegevoegd en deze uitpakken. Dit kan geruime tijd duren.

Algemeen
Geen enkel programma is Nederlandstalig; behalve Daisy Reader zijn ze allen Engelstalig. VoiceOver leest de knoppen gewoon voor. Als je een Nederlandse voorleesstem ingesteld hebt, klinken de teksten op de knoppen dus wel een beetje merkwaardig. In de praktijk zal dat geen groot probleem zijn.

Daisy Reader
Dit is een product uit Noorwegen. Je voelt het al aankomen, het werkt helaas alleen in het Noors. Na veel puzzelen werd het volgende duidelijk.

De knoppen die in de illustraties bij de productbeschrijving staan, zijn overzichtelijk. Op basis daarvan lijken alle vier genoemde criteria in orde te zijn. Voor de ziende gebruiker is er zelfs een grafische indicatie hoe ver het lezen binnen een hoofdstuk gevorderd is.

Er is echter een probleem, het lijkt erop dat Daisy Reader alleen na aanmelding bij een account gebruikt kan worden. Er verschijnt echter een melding die aangeeft dat het aantal accounts vol is. Het programma kon dus niet in de praktijk getest worden. Laat staan dat vastgesteld kon worden hoe de Nederlandse VoiceOver stem de Noorse teksten op de knoppen voorleest.

DaisyWorm
In deze app moeten de boeken worden geladen zoals eerder beschreven. Dit is echter niet gelukt. Het kan ook zijn dat het uitpakken niet goed gaat. Hoe het ook zij, met DaisyWorm ben ik niet verder gekomen.

InDaisy
In deze app moeten de boeken worden geladen zoals eerder beschreven. Bovendien kunnen ebooks via Bookshare worden geladen. Bij Read2Go, hierna, wordt daar meer over beschreven.
Er is geen automatische afslag. Een grote tegenvaller bleek dat de automatische bladwijzer de positie vergeet als er intussen een ander programma is gebruikt. Er wordt dan opnieuw begonnen met het begin van het onderhanden geluidsbestand. Aangezien de bestanden van heel veel (oudere) gesproken boeken ca. 45 minuten duren, kan je daarmee onbedoeld een heel eind terugspringen. Het kan ook gebeuren dat de bladwijzer naar het eind van het boek springt. Dat is zo’n fundamentele beperking, dat verdere bespreking van InDaisy niet zinvol is.

Read2Go
Bij deze app wordt uitgegaan van de productbeschrijvingen en recensies op het internet. Er is er geen persoonlijke ervaring mee opgedaan.

Read2Go is een ereader en een Daisyspeler. Het laden van boeken is vooral ingericht op Bookshare, een organisatie in Amerika die ebooks in Daisy formaat ter beschikking stelt aan speciale doelgroepen in de VS. Met behulp van een kunstmatige stem (alleen Engels?) kunnen deze Daisy ebooks worden voorgelezen. Er kunnen echter ook gesproken Daisyboeken via iTunes worden geladen, op de manier zoals al eerder is beschreven.
Er is een knop om direct naar de boekenplank te gaan. Alle knoppen zijn normaal groot, net als bij diverse standaard iOS applicaties. Volgens opgave is Read2Go volledig compatible met VoiceOver.
Voor dyslectische gebruikers loopt in hybride boeken (audio gekoppeld met tekst) en ebooks de woord-cursor synchroon met de uitgesproken woorden.
Het is niet achterhaalbaar of Read2Go ook een automatische stop heeft, er lijkt geen knop voor te zijn.

Het lijkt erop dat Read2Go een zeer aantrekkelijke en veelzijdige kandidaat is, maar ondergetekende had (meer dan) genoeg uitgegeven aan andere Daisy-apps. Andere testers zijn van harte uitgenodigd een exemplaar van Read2Go aan te schaffen en daarover te rapporteren.

VOD (Voice Of Daisy)
Het starten duurt even. Maar na een geluidsmelding dat VOD klaar is, begint hij meteen het huidige boek voor te lezen vanaf de automatische bladwijzer.
In deze app moeten de boeken worden geladen zoals eerder beschreven. Het uitpakken van nieuw geladen boeken gaat automatisch en wordt begeleid met geluidjes. Wanneer het uitpakken voltooid is, wordt dit ook hoorbaar gemeld.
Je kunt vanuit een boek rechtstreeks naar de boekenplank gaan. Je hoeft niet eerst via navigatieknoppen door de hoofdstukken te gaan om daarna nog een niveau hoger op de boekenplank uit de komen.
Op de iPhone en iPod zijn de 7 knoppen onderin het scherm wel erg klein en staan dicht op elkaar, zeker als je het apparaat verticaal houdt. Er is geen automatische afslag.
Wat wel erg jammer is, dat tijdens het afspelen het geluid regelmatig korte haperingen maakt. Dat gebeurt uiteraard niet als je alleen de MP3′s zou afspelen, zie verderop.

VOD Lite
Deze app is geheel gelijk aan VOD zelf, maar hij stopt na 2 minuten afspelen. Hij is puur bedoeld om te testen.

Alternatief: alleen MP3’s
Een gesproken Daisyboek bestaat onder andere uit MP3 bestanden. Dat zijn de feitelijke geluidsbestanden. Er bestaat een tooltje waarmee je ze tot één bestand kunt koppelen. Je kunt daarna in iTunes aangeven dat dit een audioboek is. Er wordt dan bij het afspelen bijgehouden waar je gebleven bent. Mijn ervaring hiermee is toch dat de bladwijzer hier niet altijd goed wordt bijgehouden.

Het beluisteren van MP3′s kan alleen lineair. Leuk voor leesboeken, maar niet voor studieboeken, tijdschriften of kranten, waarin je via de navigatiemogelijkheden gericht een bepaald stuk wilt opzoeken.

Een ander probleem is dat de MP3 bestanden intern soms een dusdanige naam hebben, dat ze in iTunes verkeerd gesorteerd worden, er is dan geen touw aan je boek vast te knopen. Je kunt de interne naam van een MP3 bestand wel aanpassen met weer een andere tooltje. Maar als een boek uit enige tientallen MP3’s bestaat, wordt je daar niet blij van. Zo wordt het allemaal wel heel erg bewerkelijk.

Conclusie
Mijn voorkeur gaat uit naar VOD. Ik kwam hierop uit nadat DaisyWorm en InDaisy het volgens mijn criteria lieten afweten. Dit had vooral betrekking op het laden en de automatische bladwijzer. VOD lijkt erg goed uitgewerkt.
Later kwam Daisy Reader in beeld, maar zoals je kunt lezen, kon ik daar uiteindelijk niets mee. Weer later kwam Read2Go. Het kan zijn dat dat een prima Daisyspeler is, maar VOD voldoet voor mij redelijk, ook op langere termijn.

Voor de goede orde, ik heb geen visuele beperking, maar heb de producten vooral met die doelgroep in gedachten beoordeeld.

Valkuil.net spellingcorrectie ook voor verkeerde woorden

Om te beginnen, je vindt het op (hoe kan het ook anders):

www.valkuil.net

Valkuil.net is een automatische spellingcorrector voor het Nederlands die zowel gewone typefouten als grammaticale fouten en verwarringen tussen bestaande woorden opspoort. Het is in de basis een webservice (CLAM), waarboven een webapplicatie is ontwikkeld.

Het bijzondere aan valkuil.net is dat de automatische spellingcorrectie is gebaseerd op grote hoeveelheden Nederlandse tekst, en niet op taalkundige kennis of een vaste woordenlijst. De meeste modules in valkuil.net zijn contextgebaseerd en statistisch: ze slaan alarm wanneer ze een woord tegenkomen dat ze niet verwachten op basis van de omgeving waarin dat woord staat. Het enthousiasme waarmee ze alarm slaan is instelbaar (maar in de huidige versie staan ze vast op stand “voorzichtig”).

Valkuil.net bevat modules voor hele specifieke verwarringen, zoals zei-zij, maar ook voor families van verwarringen zoals de bekende d-t-fout. Ondanks dat de modules zich baseren op honderden miljoenen woorden Nederlandse tekst zijn ze lichtgewicht en snel; ze maken gebruik van Timbl, een open source softwarepakket voor geoptimaliseerde geheugengebaseerde classificatie, dat we sinds de jaren ’90 in Tilburg ontwikkelen.

Intern werkt Valkuil.net met het XML-formaat FoLiA, dat geschikt is voor de representatie van gedetecteerde fouten, correctiesuggesties, en gekozen correcties.

 

Het gebruik van Valkuil.net is vrij. Als gebruiker is het goed om je de volgende vragen te stellen:

 

• Wat gebeurt er met mijn documenten? - Valkuil.net bewaart geen documenten. Tot 15 minuten na de laatste verbetering is de ingevoerde tekst beschikbaar; daarna wordt hij verwijderd.
• Kunnen anderen mijn documenten zien? - Nee, tenzij je tijdens je verbeter-sessie de unieke URL doorstuurt naar anderen. 15 minuten na je sessie bestaat die URL niet meer.

Handleiding Dragon Dictation voor iPhone, iPod touch, iPad

Deze handleiding is vertaald en bewerkt op basis van de handleiding en supportinformatie van Nuance en anderen. Hij is ook gebaseerd op mijn kennis van Dragon NaturallySpeaking.

Bij gebrek aan een iPad en iPhone heb ik een aantal vertalingen gegokt. Het kan dus zijn dat er bij voorbeeld “Wissen” in plaats van “Verwijderen” staat, etc.

INFORMATIE VOOR ALGEMEEN GEBRUIK

Berichten samenstellen
Start de Dragon Dictation app.
Tik op de rode opnameknop middenin het scherm om het spraakherkenningsproces te starten.
Spreek je bericht in terwijl de applicatie opneemt.
Tik op de knop “GEREED” (voor gebruikers van de iPhone en de iPod touch) of tik ergens op het scherm (voor gebruikers van de iPad) als je klaart bent met spreken.
Je kunt ook Auto Einde-Spraak inschakelen om automatisch het einde van het dicteren te detecteren. Je kunt opnieuw op de rode knop tikken om aanvullende tekst te dicteren.
Op de iPhone zal Dragon Dictation de gedicteerde tekst automatisch in het scratchpad opslaan, tijdens een inkomend telefoongesprek.

Tekst corrigeren
Om herkende tekst te corrigeren tik je op het woord dat je wilt corrigeren. Als je het woord aanraakt, zie je een dropdown lijst met alternatieve suggesties (vertaler: in het begin is dit niet altijd het geval). Om meerdere woorden corrigeren sleep je van het eerste naar het laatste woord zodat het hele stuk gemarkeerd wordt. Desgewenst kun je een nieuw stuk tekst eroverheen dicteren door op de rode knop te tikken. Het oude stuk tekst wordt dan vervangen.

Tekst intypen
Naast het mondeling invoeren van tekst biedt Dragon Dictation de mogelijkheid voor gebruikers om nieuwe tekst toe te voegen of tekst te bewerken door het toetsenbord pictogram (links onderin het scherm) aan te tikken.

Talen wisselen
Aanvullende ondersteuning voor andere talen en flexibele keuzemogelijkheden worden gaandeweg toegevoegd. Om naar een andere taal te schakelen tik je op het pictogram voorde Instellinge (iPad: rechts boven, iPhone/iPod touch: rechts onderin). Tik dan op “Taal” en maak een keuze uit de lijst met beschikbare talen.

IPAD GEBRUIKERS

Dragon Dictation Notes™ is een nieuwe functie waarmee gebruiker gemakkelijk teksten kunnen bekijken en bewerken voor meerdere documenten. Op de iPad kan Dragon Dictation horizontaal en verticaal gebruikt worden. In de verticale stand zijn de Notes geminimaliseerd in de linker bovenhoek. Door erop te tikken klap je ze uit.

Er is een “i” informatiepictogram in de applicatie. Als je erop tikt, krijg je wat elementaire informatie over het gebruik van Dragon Dictation op de iPad en een lijst met veelgebruikte opdrachten en leestekens.

Gedicteerde tekst in Notes opslaan
Je gedicteerde tekst wordt automatisch opgeslagen in Dragon Dictation Notes™. Je kunt elke notitie bekijken en bewerken door erop te tikken. Om een nieuwe notitie te maken tik je op het “+”symbool rechts bovenaan.

Gedicteerde tekst vanuit Notes verzenden
Selecteer de notitie die je wilt verzenden. Tik dan op het pictogram rechts bovenaan het scherm en kies hoe je het bericht wilt verzenden:
• e-mail: start je e-mail programma en plaatst je tekst in een nieuw e-mailbericht. Deze notitie wordt uit Dragon Dictation Notes verwijderd.
• kopiëren: kopieert je notitie naar het iPad klembord maar laat hem ook in Dragon Dictation staan.
• knippen: knipt je notitie naar het iPad klembord en verwijdert hem uit Dragon Dictation.
• Facebook: start Facebook en plaatst je tekst in de Facebook statusbalk.
• Twitter: start Twitter en plaatst je tekst in de Twitter statusbalk.

Verwijderen uit Notes
Een notitie wordt automatisch verwijderd wanneer je een e-mail verzendt of een notitie knipt. Als je zelf een notitie wilt verwijderen, dan kun je:
• op het pictogram van de prullenbak tikken en kiezen voor:
Laatste dictaat: verwijdert je laatste notitie,
Notitie: verwijdert huidige geselecteerde notitie;
• met je vinger van links naar rechts slepen over de notitie en tikken op Verwijderen.

IPHONE EN IPOD TOUCH GEBRUIKERS

Berichten verzenden
Als je klaar bent om een tekst te verzenden, tik dan op het pictogram rechts onderaan het scherm en kies hoe je het bericht wilt verzenden:
• E-mail: start je e-mail programma en plaatst je tekst in een nieuw e-mailbericht.
• Kopie: kopieert je notitie naar het iPhone klembord.
• Facebook: start Facebook en plaatst je tekst in de Facebook statusbalk.
• Twitter: start Twitter en plaatst je tekst in de Twitter statusbalk.

TIPS EN TRUCS

Kan ik Dragon Dictation offline gebruiken?
Nee, je moet een verbinding hebben met de server van de fabrikant, Nuance, m.a.w. via WiFi of 3G.

Hoeveel tijd kan ik dicteren?
Je kunt 60 seconden dicteren. Je kunt lange e-mails dicteren zonder de applicatie te sluiten. Dicteer de tekst dan in stukken.

Hoe verplaats ik de cursor?
Tik dubbel op de gewenste plaats.

Ik krijg veel verkeerde herkenningen. Wat kan ik doen?
Spreek met een normale duidelijke stem. Spreek niet te zacht (maar zeker niet te hard). De nauwkeurigheid wordt snel minder in een rumoerige omgeving.

Hoe krijg ik de beste nauwkeurigheid?
Voor het beste resultaat gebruik je de meegeleverde headset van je iPhone.
Als je geen headset gebruikt, zorg er dan voor dat de microfoon niet afgedekt is. Op de iPad geeft een klein pictogrammetje op het scherm de plaats van de microfoon aan.

Past het systeem zich aan mijn stem aan? Kunnen andere mensen Dragon Dictation op mijn iPad/iPhone/iPod touch gebruiken?
Het systeem past zich aan je manier van spreken aan met behulp van een uniek stemprofiel. Correcties verbeteren het stemprofiel. Dus is het beter meteen de nodige correcties uit te voeren, dan later in een e-mail.
Omdat het met een stemprofiel werkt dat uniek is voor jouw stem, moet je dit niet door anderen laten gebruiken. Het profiel wordt daar negatief door beïnvloed.

Kan ik opdrachten en leestekens dicteren?
Ja. Als je leestekens wilt hebben, gebruik je komma, punt, etc. Sommige symbolen als “€”, “%” worden automatisch in de tekst geplaatst. Je kunt ook eenvoudige tekstopdrachten uitspreken als: “nieuwe alinea”.

VEELGEBRUIKTE OPDRACHTEN

“Nieuwe regel”
drukt een maal op Enter en geeft het volgende woord een hoofdletter

“Nieuwe alinea”
drukt twee maal op Enter en geeft het volgende woord een hoofdletter

“Hoofdletter” woord
schrijft: Woord

“Zonder spaties aan” gratis af te halen “Zonder spaties uit”
schrijft: gratisaftehalen

VEELGEBRUIKTE LEESTEKENS

. “punt”
: “dubbele punt”
? “vraagteken”
! “uitroepteken”
, “komma”
= “is gelijk teken”
@ “apenstaart”
/ “slash”
- “afbreekstreepje”
‘ “enkel aanhalingsteken openen”
‘ “enkel aanhalingsteken sluiten”
” “dubbel aanhalingsteken openen”
” “dubbel aanhalingsteken sluiten”
( “haakje openen”
) “haakje sluiten”
% “procent teken”
$ “dollar teken”
€ “Euro teken”
# “hekje”
& “ampersand” of “en-teken”
° “graden teken”

SPELLEN

Je kunt het gewone alfabet gebruiken, maar dan loop je het risico dat sommige letters snel verkeerd worden herkend: p, t, d, b verschillen niet zoveel van elkaar. Je kunt ook het radioalfabet gebruiken. Je mag het gewone en het radioalfabet door elkaar heen toepassen.

a Alfa
b Bravo
c Charlie
d Delta
e Echo
f Foxtrot
g Golf
h Hotel
i India
j Juliett
k Kilo
l Lima
m Mike
n November
o Oscar
p Papa
q Quebec
r Romeo
s Sierra
t Tango
u Uniform
v Victor
w Whisky
x X-ray
y Yankee
z Zulu

Sliwinski in Japan

Om de Japanse vertaling van Nozbe te promoten was Michael Sliwinski, de maker ervan, naar Japan gereisd, voordat de aardbeving de hele maatschappij ontwrichtte. Na de aardbeving heeft hij met zijn Japanse vrienden overlegd, wat hij kon doen om bij deze situatie hulp te bieden. Zij gaven aan, dat men vooral veel behoefte heeft aan informatie:

• Waar kun je dingen vinden?
• Hoe moet je iets oplossen?
• Wat moet je doen als..?
• Hoe kun je jouw informatie en ervaring met anderen delen?

Michael heeft naar aanleiding hiervan in heel korte tijd een belangrijk stuk functionaliteit aan Nozbe toegevoegd: Publieke Projecten. Deze kunnen door iedereen worden gemaakt, met een betaald of met een gratis account. Kort na het in werking treden van deze functie was er al een groot aantal makers en een nog veel groter aantal gebruikers daarvan.
In deze link lees je meer.

Hoe maak je een project tot een publiek project?
Ga naar de “info” van een project en klik op “Public” .

Let op
Voorlopig kun je projecten wel publiek maken, maar nog niet bewerken of verwijderen. Je kunt ze wel resetten. De ontbrekende functies zullen gaandeweg worden toegevoegd.

Dragon NaturallySpeaking 11

Sinds een paar maanden is Dragon NaturallySpeaking versie 11 uit; het meest gebruikte programma voor spraakherkenning. Op het eerste gezicht lijkt het kleine stap verder dan versie 10. Niets is echter minder waar! Nuance geeft aan dat ze voor versie 11 heel veel naar geluiden van gebruikers geluisterd hebben. En dat merk je. Een hele hoop kleine verschillen die opgeteld het werken met het pakket veel soepeler maken.

Een paar voorbeelden. Als je in het venster Spellen een keuze wilde bevestigen, kon je dat niet doen door OK te zeggen. Die knop luisterde niet goed naar zijn naam. Daarvoor in de plaats is nu een knop gekomen met een andere tekst, die wel goed reageert.

In voorgaande versies kon je regels en alinea’s selecteren. Maar zinnen niet, er was wel een omweg maar dat was een lang en lastig in een keer uit te spreken commando. Met ingang van versie 11 kan het wel. Je zet de cursor ergens in de gewenste zin, en zegt: ‘Selecteer zin’.

De naamgeving is ook veranderd. De Preferred versie heet nu Premium. Daaronder zat nog een Basis versie, daar is nu de Home versie bij gekomen. De naam van de Professional is ongewijzigd. Voor een vergelijking tussen de mogelijkheden van vier verschillende versies kun je hier terecht.

Wat blijft is dat het installeren van de software vooral onder Windows 7 heel erg lang duurt; reken daarbij op ca. drie kwartier.

Nozbe Nederlands

Sinds een paar weken is de domeinnaam nozbe.nl in gebruik voor -je raadt het al- de Nederlandstalige versie van Nozbe. Over Nozbe zelf heb ik al eerder geschreven en ook het vertalen ervan.

Vanmorgen heb ik uitgebreid geskypet met Michael Sliwinski, mister Nozbe himself. Hij vertelde mij dat op korte termijn Nozbe in het Frans geïntroduceerd gaat worden. Nozbe is nu al toegankelijk in het Engels, Spaans, Pools en Nederlands.

Veel plezier en effectiviteit met de Nederlandse Nozbe!